Тендерный отдел: начинаем и выигрываем

Тендерный отдел: начинаем и выигрываем

Тендеры давно превратились в полноценный канал продаж, обеспечивающий компанию заказами без всякой рекламы. На данный момент в России регулярно участвуют в закупках более 400 тыс. поставщиков, у многих из них для таких задач есть отдельный тендерный отдел. Вместе с этим сама профессия тендерного специалиста (или «менеджера по тендерам») является для российского рынка относительно новой, и далеко не всегда должностные обязанности этих сотрудников понимаются правильно.

Ниже 6 советов для тех, кто хочет создать и развить тендерный отдел, стабильно работающий в плюс.

1. Тендерный отдел нужен, если вы участвуете в 30+ торгах в месяц

Объективно: при меньшей загруженности заводить тендерный отдел не стоит, вряд ли он будет себя окупать. По данным аналитического центра SELDON, средние расходы на содержание тендерного отдела по стране составляют 120 000 ₽/мес. В эту сумму входит зарплата пары сотрудников, аренда офисного помещения, налоги, сборы и накладные расходы на содержание отдела.

2. Идеальный тендерный отдел выглядит так

· Руководитель – контролирует бизнес-процессы отдела, формирует стратегию развития.

· Специалисты – анализируют закупки, готовят тендерную документацию. Количество специалистов зависит от масштабов тендерной деятельности компании. Если берете на эту должность человека без профильного образования и соответствующего опыта, позаботьтесь о том, чтобы у него был куратор, который объяснит все тонкости.

· Контролер (если в отделе более 5 специалистов) – курирует работу специалистов.

· Сопровождающий специалист (если в отделе более 5 специалистов) – направляет запросы, подает заявки, участвует в аукционах, направляет протоколы разногласий и подписывает контракты.

· Юрист – решает спорные моменты, связанные с соблюдением законодательства.

· Курьер – оперативно доставляет оригиналы документов.

Не раздувайте штат, если не начали участвовать в торгах регулярно! На первых порах некоторые позиции вполне сможет совместить и один сотрудник (тендерный отдел SELDON, например, начинался именно с этого).

3. «На берегу» объясните сотрудникам их задачи

Анализ тендеров, обеспечение допуска к закупочным процедурам, обеспечение победы в тендере и подписание контракта – все. По большому счету, в прямые обязанности тендерного специалиста больше ничего не входит. Не заваливайте сотрудников другими задачами. Если они будут ответственно подходить к своей непосредственной работе, у них и так не останется времени ни на что другое.

4. Автоматизируйте бизнес-процессы по максимуму

В среднем на поиск подходящей закупки тендерный специалист тратит 5 часов. Однако даже самый быстрый и внимательный сотрудник никогда не найдет столько торгов, сколько предложит автоматический сервис. Сегодня на рынке представлены десятки систем, сокращающих время поиска и анализа закупки до нескольких минут. Выберите подходящую и делегируйте решение части задач ей, устраняя «человеческий фактор» – лень, ошибки, пропуски и неверную интерпретацию.

5. Контролируйте!

Тендерный отдел – важное структурное подразделение, от его работы во многом зависит обеспеченность компании заказами и, соответственно, прибыль. Не пускайте дела на самотек. Постоянно оценивайте его эффективность и, если требуется, вовремя корректируйте тендерную политику и состав отдела. Потом может быть поздно.

Кстати, для контроля тендерной деятельности тоже существуют специальные инструменты: распределяйте задачи по сотрудникам, отслеживайте их выполнение и анализируйте результаты, не тратя лишнее время.

 

6. Развивайтесь

Ходите сами и отправляйте сотрудников на профильные конференции и форумы, знакомьтесь с коллегами из смежных областей, обменивайтесь кейсами – все это формирует ваш бэкграунд, наполняет новыми идеями и добавляет экспертности. Сарафанное радио по-прежнему часто работает лучше проплаченной рекламы: сделайте так, чтобы при закупках у единственного поставщика заказчикам первым делом на ум приходила ваша компания.

Планируете создать тендерный отдел? Тщательно продумайте все детали или доверьте организацию специалистам Департамента консалтинга SELDON. Они проведут аудит существующих тендерных процессов и дадут экспертные рекомендации. Для связи: consulting@seldon.ru

Максим Швагерус, руководитель Департамента консалтинга IT-компании SELDON



Поделись этой новостью с друзьями

Отзывы


Отзывы отсутствуют


Добавить отзыв

Выберите дату
Что будем искать?
Отправка СМС
Подписка на новости